日常档案转递须知

时间:2019-12-10浏览:649设置


日常档案转递,指除了大批量密集转档(六月底七月初)和暑假期间安排的档案转递之外的学期内档案转递。

一、个人档案转递记录查询

登录学工部网站:http://www.xsgzb.ecnu.edu.cn,在“系统登录”窗口输入用户名、密码,点击学生登录,在“档案转递信息一览”查询信息(如忘记密码,可请院系副书记或辅导员帮助在系统中初始化密码,初始密码为本人学号),如下图1—3所示:

1:系统登录

2:档案转递模块

3:个人档案转递情况

二、档案转递信息可能出现的两种情况

(一)有档案转递记录

说明档案已从学校转出。请同学联系(从记录中档案转递时间起半个月之后一个月之内)档案接收方确认档案到达情况。逾一个月若档案接收单位反馈仍未接收到档案,请同学记下档案转递记录中档案去向、转递编号、转递日期等信息,然后致电我校机要室(电话:62232284)并提供以上信息以查询机要号码。后凭此机要号码再次联系档案接收单位查询。如果依然未果,则请同学联系机要室采用倒查的方式查询具体档案签收人。

注意:有档案转递记录的,如果同学手中有诸如“就业通知书”等材料要放入档案的,请自行联系本人档案接收单位办理。


(二)无档案转递记录。

查询无档案转递记录,说明档案尚未转递。一般情况这些未转递的档案(在读与延期档案另当别论)都存放于中北学生档案室。

1.档案未转递的原因

1)档案中缺少必须的材料

比如缺少部分或全部毕业材料,比如缺少就业通知书。在档案室告知所缺材料后请与辅导员联系尽快补充完整(毕业材料),或者将自己手中材料送至档案室(比如就业通知书)。

2)学生未提供档案转递接收单位

这部分同学请到我校就业指导中心(以下简称“校就业中心”)网上按要求填写档案接收单位。若有不能填写等问题的请与他们联系(电话:62233142)。填写档案接收单位并经校就业中心确认后,请本人及时与学生档案室联系并提供材料转档。

3)所提供的档案转递单位不符合机要收寄要求的

请同学再次与档案去向单位联系,确认有接收机要文件资质的接收方后再到校就业中心网上改写地址。改写并经校就业中心确认后,请本人及时与学生档案室联系转档。

4)档案被退回的

档案一经退回,档案室就会请辅导员联系到学生本人,请学生按档案室的要求与建议完备转档条件再次转递档案。

注意,档案接收单位必须符合机要件收寄要求,如国家、地方党政机关、县(团)级以上事业单位、国企、人力资源和社保局(或人才交流中心)、就业促进中心、人才市场等。校就业中心网上填写须知中有详细说明。

5)因落户上海等原因暂留学生档案室的

这部分同学尤其要注意,你们的暂留档案绝无可能由学校自动转出,一旦具备转递条件(落户成功),请同学尽快主动办理转档事宜。

首先,请到校就业中心网上按要求填写档案去向。

其次,在所填写的档案去向经校就业中心审核后,请同学将就业通知书(原件,报到证的下联)及户籍卡的复印件送到学生档案室转档。

注意:请在“就业通知书”备注空白处用铅笔写上学号和手机号码。


档案转递后,请同学按二(一)的方式进行档案到达否的确认工作。


学生档案室位置:

地理馆102室(中北校区学生档案室),电话62232348

行政楼210室(闵行校区学生档案室),电话54344862




学生工作部学生档案室



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